Wissen im Unternehmen zu halten war schon immer wichtig. Der Fachkräftemangel und der demografische Wandel machen das heute dringlicher denn je. Wenn erfahrene Mitarbeitende gehen, darf ihr Wissen nicht einfach verloren gehen.

Frühere Wissensmanagementsysteme setzten dazu oft auf klassische Wikis. Diese waren gut gemeint, aber in der Praxis häufig schwer zu pflegen und boten oft wenig Kontext. Heute kommen neue Herausforderungen hinzu. Informationen sind über viele Kanäle wie E-Mails und Messenger verteilt. Unternehmenswissen liegt in unterschiedlichsten Formaten vor und wird selten systematisch archiviert. Viele Systeme sind nicht mit zentralen Systemen wie ERP oder CRM verbunden. Datenschutz und Privatheit stellen zusätzliche Hürden dar. Und der Aufwand zur Pflege ist nach wie vor hoch. Andere Systeme, die den Austausch unter Expertinnen und Experten fördern sollten, waren zwar vielversprechend, blieben in der Umsetzung aber oft zu abstrakt oder wenig alltagstauglich.

Jetzt eröffnet uns der technologische Fortschritt neue Möglichkeiten. Mit KI und großen Sprachmodellen lässt sich Wissensmanagement neu denken. Konversationsbasierte Systeme erlauben es, Informationen einfach einzubringen, daraus zu lernen und Wissen gezielt dort bereitzustellen, wo und wann es gebraucht wird.

Am Mittwoch haben wir auf unserem Campus in Hagen den Auftakt für unser Projekt KOWIMA gefeiert. In den nächsten drei Jahren entwickeln wir gemeinsam mit unseren Partnern ein solches konversationsbasiertes Wissensmanagementsystem. Ziel ist es, Informationen aus E-Mails, Chats und Dokumenten intelligent zu bündeln, kontextbezogen verfügbar zu machen und datenschutzkonform zu verarbeiten. Die Mitarbeitenden entscheiden dabei selbst, welches Wissen eingebracht wird – ohne dass ihre Arbeit dadurch belastet wird. Im Projekt geht es nicht nur um technologische Entwicklung. Gemeinsam erarbeiten wir auch Leitfäden, Handlungsanweisungen, Qualifizierungsangebote und eine Einordnung rechtlicher, ethischer und gesellschaftlicher Rahmenbedingungen. Es entsteht somit nicht nur Software, sondern ein praxistaugliches Gesamtpaket.

Wir als FernUniversität in Hagen haben die Konsortialführung übernommen. Mit dabei sind außerdem ZENIT GmbH, agentur mark GmbH, AVENTUM-Gruppe, amber Tech GmbH, fischer Hydroforming GmbH, ABC Umformtechnik GmbH & Co. KG. KOWIMA wird durch das EFRE/JTF-Programm NRW 2021–2027 mit Mitteln der EU und des Landes NRW unterstützt.

Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und darauf, wie wir mit KI das Wissensmanagement praxisnah und zukunftsfähig gestalten können.